Guida Software per eventi
Software gestionale per eventi: un’unica app per progetti, staff, fornitori e ospiti
Un software gestionale per eventi sostituisce i fogli Excel, le chat e le email con cui oggi si organizza un evento, collegando preventivo, personale, fornitori, ospiti e pagamenti allo stesso progetto. ORBIT è il software gestionale per eventi, in italiano e con il supporto dell'intelligenza artificiale, che tiene in un'unica app progetti, personale, fornitori e ospiti: dal primo preventivo all'ultimo pagamento, sul web e su iPhone e Android.
01 Come sceglierlo
Cosa deve fare un gestionale per eventi
Sei criteri per valutarne uno, e come li affronta ORBIT.
- 01Un dato scritto una voltaIl progetto conosce i suoi incarichi, l'incarico il suo contratto, il contratto la sua ricevuta. Se devi copiare un dato da un foglio all'altro, il gestionale non sta facendo il suo lavoro.
- 02Il margine mentre lavoriPreventivo con costo e prezzo riga per riga, costi del personale e fatture fornitori legati al progetto: il margine netto si vede prima della chiusura.
- 03Lo staff sul telefonoInviti di lavoro, contratti firmati, inizio e fine turno e pagamenti in un'app per iPhone e Android, non in una chat.
- 04Gli ospiti dall'invito all'ingressoIscrizioni, accrediti, QR code personali e check-in con affluenza in tempo reale, nella stessa piattaforma dei progetti.
- 05ModulareSi parte da un modulo e si aggiungono gli altri quando serve, senza una nuova migrazione.
- 06Dati in Italia, permessi chiariDatabase a Milano, ruoli e permessi applicati lato server, log delle operazioni. L'app ospiti non vede mai i tuoi numeri.
02 Il confronto
Excel e WhatsApp oppure un gestionale per eventi?
| Attività | Con Excel, chat ed email | Con ORBIT |
|---|---|---|
| Preventivo | Un foglio Excel per ogni evento | Preventivo con margine calcolato, PDF inviato e firmato |
| Staff | Una chat WhatsApp e disponibilità a voce | Inviti di lavoro in app e via email, adesione tracciata |
| Contratti | PDF da stampare, firmare e scansionare | Generati dai template, firmati dal telefono, archiviati sull'incarico |
| Fornitori | Preventivi e fatture sparsi tra le email | Fornitori, preventivi e fatture legati al progetto |
| Ospiti | Liste stampate e nomi cercati all'ingresso | QR code personali, check-in e affluenza in tempo reale |
| Pagamenti | Riconciliazione a mano a fine mese | Ricevute dagli incarichi, stato del pagamento tracciato |
| Margine | Scoperto quando è tardi | Utile e margine netto di ogni progetto, aggiornati |
03 Funzioni
Cosa puoi fare con ORBIT
- Gestione staff per eventiTrova, ingaggia e paga lo staff dei tuoi eventi in un'unica app: inviti di lavoro, turni, contratti firmati dal telefono, ricevute e pagamenti tracciati.
- Preventivi e marginePreventivi per eventi con costo, prezzo e margine riga per riga, PDF inviato e firmato, consuntivo con fatture fornitori e costi del personale.
- Check-in con QR codeInviti, iscrizioni, accrediti, QR code personali e check-in con affluenza in tempo reale. Eventi illimitati, a canone annuale in base agli ospiti.
- Presenze e oreTurni da contratto, orari svolti, straordinari, ferie, permessi e rimborsi spese con giustificativo, approvati da HR con monte ore mese per mese.
- Contratti con firma digitaleLettere d'incarico generate dai tuoi template, inviate, sollecitate e firmate dal telefono, con la versione accettata archiviata sull'incarico.
- App con il tuo marchioCon ORBIT Enterprise le app Atlas e Moon diventano tue: nome, logo, icona e colori del tuo brand, pubblicate su App Store e Google Play.
04 Soluzioni
Per chi lavora con gli eventi
- Agenzie di eventiIl gestionale per agenzie di eventi: preventivi con margine, staff, fornitori, contratti e pagamenti di più eventi in parallelo, in un'unica app.
- Eventi aziendaliPer chi organizza eventi aziendali, convention e meeting: inviti, iscrizioni, accrediti e check-in QR, con budget, fornitori e staff sotto controllo.
- Fiere e congressiAccrediti divisi per categoria, check-in QR, posti assegnati e staff di hostess e steward con contratti e turni, per fiere, congressi e convegni.
- Agenzie di hostess e staffingPer agenzie di hostess, steward e personale per eventi: anagrafiche, inviti di lavoro, contratti firmati in app, turni, ricevute e pagamenti.
05 Scheda
ORBIT in breve
- Cos'è
- Software gestionale per eventi con il supporto dell'intelligenza artificiale
- Sviluppato da
- VirLab s.r.l., Italia · P.IVA 18677921001
- Lingua
- Italiano
- Piattaforme
- Web, iPhone e Android
- Moduli
- Mars (progetti e margine), Mercury (personale e incarichi), Helios (ospiti e accessi), Kairos (presenze e ore)
- App
- Atlas (l'app di chi lavora), Moon (l'app di chi partecipa), su App Store e Google Play
- Per chi
- Agenzie di eventi, eventi aziendali, fiere e congressi, agenzie di hostess e staffing
- Dati
- Infrastruttura europea, database a Milano
- Prezzi
- Da €199 al mese (Basic, Business, Enterprise); solo Helios da €150 l'anno
- Contatti
- hello@virlab.it
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